29.8.2017

Web-to-print - tuote-esitteiden automaattinen taitto verkosta

Printti ei ole vielä kuollut, mutta sen tuottamisen tapa on jäänyt ajastaan jälkeen. Yritysten tuotetieto on lähes aina hyvin esillä verkkosivustoilla ja verkkokaupoissa. Miksi valmista hyvää tuotetietoa ei hyödynnetä esitteissä ja katalogeissa? Tuotetietoa on turha ylläpitää useassa eri paikassa samaan aikaan.

Perinteinen esitteiden taitto on usein työläs ja pitkäkestoinen prosessi. Kun uunituore esite on vihdoin saatu digipainosta useiden iteraatioiden jälkeen, ovat sen tiedot jo usein vanhentuneet. Usein esitteestä löytyy vielä viime hetkillä pieniä virheitä, joita ei ehditä enää korjata, koska ainoastaan suunnittelija pystyy sen tekemään. Lisäksi suunnittelijan työ on kallista, eikä etenkään teknisten tuotetietojen asettelu taulukkoon ole kovin motivoivaa kenellekään visuaalista työtä tekevälle.

Miten automaattinen esitteiden taitto toimii?

Taiton automatisointi edellyttää, että sisällöt ovat irrallisten Word- tai InDesign-tiedostojen sijaan verkossa. Silloin ajantasainen materiaali voidaan kerätä automaattisesti kasaan ja muotoilla uusilla tyyleillä PDF-dokumenttiin sopivaksi. Tuotetiedon ulkoasua voidaan muokata lähes rajattomasti ja saavuttaa käsin taitetun esitteen vaikutelma ilman erillistä taitto-ohjelmaa, kuten InDesignia. Suunnittelija voi keskittyä olennaiseen eli suunnittelemaan esitteen ulkoasua. Tietoa voidaan tarvittaessa rikastaa vielä erikseen vain esitteeseen kaivattavilla sisällöillä, kuten lisäkuvilla.

Lataa opas: Tarvitsemmeko PIM-järjestelmän?

Samaa tuotetietoa voidaan hyödyntää verkossa useassa eri paikassa kuten sosiaalisessa mediassa, blogiteksteissä ja uutisissa. Sama pätee myös erityyppisiin PDF-dokumentteihin. Tuotetieto voidaan viedä tyylikkään esitteen muotoon vaikka messuille jaettavaksi. Yhtä lailla siitä voidaan tulostaa pelkät tekniset tiedot tai sisällyttää materiaali osaksi tuotekuvastoa. Haluamansa tuotteet on myös mahdollista kerätä itselleen koriin ja tulostaa niistä omien valintojen mukainen katalogi. Myyjä tarvitsee usein valikoidun paletin tuotteita myyntikäynnille. Automaattisen esitteiden taittamisen avulla hän voi kerätä juuri haluamansa tuotteet yhteen ja tulostaa niistä sopivat esitteet mukaan.

Kun yritys lanseeraa uuden tuotteen, tarvitsee sen vain täyttää tuotetiedot taustajärjestelmiin. Tämän jälkeen tuotteen tiedoista voi heti luoda uusia erityyppisiä esitteitä ilman graafikon apua.

Tuotetieto yhdestä lähteestä useaan eri painotuotteeseen

Kerran tehty suunnittelutyö riittää ja suunniteltua ulkoasua voi hyödyntää niin kauan, kun se sopii yrityksen brändiin. Usein katalogeja ja esitteitä kuitenkin uudistetaan vuosittain, jotta sisältö pysyisi ajan tasalla. Automaattinen taitto antaa mahdollisuuden siihen, että esitteen ulkoasua voi suhteellisen pienellä työllä päivittää uuden näköiseksi. Esitteen kannet on esimerkiksi helppo vaihtaa korvaamalla vanha kansi uudella taustakuvalla.

web-to-print+labels.png

Jotta esitteestä saataisiin painossa mahdollisimman laadukas tulee sen painettavuuteen kiinnittää huomiota. Painotuotteet kaipaavat dokumenttiin leikkuuvarat, oikean väriprofiilin ja tarpeeksi laadukkaat kuvat. Kun yrityksen aineistonhallinta on kunnossa, niin samasta kerran sinne lähetystä kuvasta saadaan sekä verkkoon sopiva lo-res versio, että esitteeseen tuleva hi-res versio.

Miten esitteiden lokalisointi tapahtuu?

Esitteisiin menevä tuotetieto käännetään ennakkoon samassa yhteydessä, kun uudet tuotetiedot lokalisoidaan ensimmäisen kerran. Kun sisältö on käännetty uudelle kielelle, siitä on heti luotavissa uuden kielen mukaiset esitteet. Myyjän ei tarvitse erikseen osata kiinan kieltä, vaan hän voi ladata esitteen kiinaksi ja lähettää sen eteenpäin. Esite muodostetaan lataushetkellä sen hetkisen tiedon mukaan, joten myyjä voi luottaa siihen, että käsissä on ajan tasalla oleva materiaali. Mahdolliset käännösvirheet voidaan korjata suoraan taustajärjestelmiin ja luoda välittömästi uusi versio. Näin säästytään erittäin aikaa vieviltä ja kalliilta taitto- ja tarkistuskierroksilta, jotka vaativat etenkin lokalisoitujen versioiden osalta usein monen tahon työpanosta.

Esitteiden tulostaminen vain tarpeeseen vähentää myös vanhentunutta tuotetietoa sisältävien esitteiden hävikkiä.

dropdown-language-list.png

Kun esite on hyvin skaalautuva, se voidaan määritellä muodostettavaksi useisiin eri paperikokoihin. Yhdysvalloissa käytettävä Letter-koko 8.5 × 11” onnistuu lähes yhtä vaivattomasti kuin meille tuttu A4-koko.

Automaattinen taitto vai käsin taitettu esite?

Automaattisesti taitetun esitteen ongelmaksi koetaan usein se, ettei sillä saa tarpeeksi “hienoa” esitettä aikaiseksi. Käsin taitettuun esitteeseen tungetaan yleensä paljon pieniä ylimääräisiä tekstejä ja fiiliskuvia, jotta sivut saataisiin mahdollisimman täyteen.

Automaattisesti taitetussa esitteessä käytetään yleensä vakiopohjaa, johon tuotetieto tulostuu. Suuresta määrästä tuotteita löytyy aina muutamia, joiden tuotetieto on huomattavasti suppeampi kuin yrityksen lippulaivatuotteen. Tällöin on uhkana, että esitteen sivulle jää turhaan ylimääräistä tilaa. Tämänkin voi ratkaista kahdella eri pohjalla  yksi laajempaa tuotetietoa omaavalle tuotteelle ja yksi tuotteille, joista on vähemmän tietoa.

Yritykselle, jolla on esimerkiksi 10 kieliversiota ja yhdestä tuotteesta neljä erilaista PDF-dokumenttia, automaattinen taitto tuo merkittäviä säästöjä. Jos esitteen ulkoasu on jo valmiiksi suunniteltu ja ohjelmoitu, vaatii se automaattisesti taitettuna vain tuotetiedosta huolehtimisen ja käännättämisen.

Web-to-print -toiminnallisuuksien kivijalkana toimii hyvin hallittu ja lokalisoitu tuotetieto. Lue lisää tuotetiedon hallinnasta ja PIM-järjestelmistä lataamalla opas tuotetiedon hallintaan:

Lataa opas: Tarvitsemmeko PIM-järjestelmän?

Lue lisää tuotetiedon hallinnasta

Web-to-print Aineistonhallinta Tuotetiedonhallinta