Perusta aineistopankki oikein

Aineistonhallinta 11.10.2016 – Tommi Rainio
Kun aikoinaan toteutin diplomityönäni aineistonhallintapankin, en arvannut, että työskentelen digitaalisten aineistonhallintajärjestelmien parissa vielä lähes 15 vuotta myöhemmin. 2000-luvun alkuun verrattuna moni digitaaliseen aineistonhallintaan liittyvä asia on kehittynyt, mutta monet onnistuneen aineistonhallinnan periaatteista pätevät vielä tänäkin päivänä.

Modernikaan aineistonhallintajärjestelmä ei itsestään ratkaise aineistonhallinnan ongelmia ja järjestelmän pystytysvaiheessa tehdyt virheet saattavat aiheuttaa uusiakin ongelmia. Miten sitten aineistopankki perustetaan oikein?

Hyvin suunniteltu on puoliksi aineistonhallittu

Hyvä suunnittelu toimii perustana lähes kaikissa onnistuneissa hankkeissa. Niin myös digitaalisessa aineistonhallinnassa. Jotta aineistonhallintajärjestelmästä saadaan kaikki hyöty irti, pitää järjestelmän perustamisvaiheessa keskittyä suunnittelemaan aineistoon liittyvä metadata ja käytännöt hyvin.

Aineiston hierarkkinen rakenne (kansiorakenne) toimii lähtökohtana aineiston järjestelyssä. Hierarkia voidaan rakentaa eri tavoin käyttötarkoituksen mukaan. Joissakin tilanteissa hierarkia kannattaa rakentaa esimerkiksi organisaation liiketoimintojen mukaan, joskus tiedoston formaatti toimii parhaana järjestelykriteerinä. Tärkeintä on, että hierarkian suunnitteluun käytetään riittävästi aikaa ja asiaa tarkastellaan eri käyttäjäryhmien kannalta.

Erityyppiset käyttäjät ja tarpeet pitää selvittää huolella ennen kuin käyttöoikeuksia aletaan jakaa. Jos aineistopankkia käytetään pääasiassa markkinointimateriaalin säilytykseen ja jakamiseen, ei käyttäjäryhmittelystä ja erilaista käyttöoikeuksista kannata tehdä liian monimutkaista. Mitä vähemmän erilaisia oikeuksia on, sitä helpompi materiaalia on hallita ja jakaa. Käyttäjien tunnistaminen kannattaa mahdollisuuksien mukaan yhdistää kertakirjautumisen (Single Sign-on, SSO) avulla johonkin keskitettyyn käyttäjätietokantaan (esim. Active Directory, AD), jolloin käyttäjien hallinta helpottuu entisestään.

Loput suunnitteluresurssit kannattaa käyttää aineiston metadatan suunnitteluun. Aineiston metadatan täydentäminen on asia, joka usein jää kiireen jalkoihin. Juuri tuo ”tieto tiedosta” – oli se sitten aineistosta automaattisesti pääteltävää tai erikseen määriteltyä – mahdollistaa aineiston tehokkaan löytämisen ja hallittavuuden. Digitaaliseen aineistoon liittyvää metadataa voi olla esimerkiksi kategoria, nimi, kuvaus, tuotenumero, käyttöoikeus, värimaailma, jne. Tärkeää metadatassa ei ole sen määrä, vaan toiminnan kannalta oleellisen tiedon ajantasaisuus ja oikeellisuus.

Automatisointi säästää aikaa ja vaivaa

Aineistopankissa on usein tallessa tiedostoja, joita tarvitaan monissa eri paikoissa jatkuvasti. Esimerkiksi verkkokaupan tai -sivuston kuvien käyttö suoraan aineistopankista on hyvä esimerkki tehokkaasta aineistonhallintajärjestelmän käytöstä. Aineistopankista voidaan tuottaa erilaisia kuvamuunnoksia automaattisesti, jolloin kuvankäsittelyyn kuluva aika vähenee. Metadataa laajentamalla aineistopankkia voidaan käyttää PIM-järjestelmänä (Product Information Management) tai osana jotakin toista PIM-järjestelmää. Tehokkaalla integroinnilla aineistopankista voidaankin luoda kaikelle digitaaliselle materiaalille perusta ja keskus, josta aineisto siirtyy automaattisesti oikeisiin paikkoihin – ilman sitä puuduttavaksi koettavaa manuaalista työtä.

Jakaminen on aineistonhallinnan ydin

Aineistonhallintajärjestelmään tallennettu aineisto ei hyödytä ketään, jos kukaan ei pääse sitä käyttämään. Harkitse siis tarkkaan, miten aineistoa jaetaan ja millä periaatteilla. Kun tutkin diplomityössäni aineiston jakamista ja siihen liittyviä käyttöoikeuksia, tulin siihen tärkeään lopputulokseen, että käyttöoikeuksilla ei kannata rajata käyttäjiltä pois aineistoa, joka ei ole erityisen salaista. Tämä pätee myös siihen, kuinka paljon yrityksen digitaalisesta aineistosta kannattaa jakaa julkisesti. Jos esimerkiksi joku tarvitsee yrityksesi logon, käyttää hän paremman puutteessa verkosta löytyvää, kenties huonolaatuista, logoa tarpeeseensa. Jos hyvälaatuinen ja juuri käyttötarkoitukseen sopiva logotiedosto olisi ollut saatavilla, olisi se hyödyttänyt kumpaakin osapuolta.

Älä pihtaa, vaan jaa mahdollisimman paljon.


Lue miten aineistonhallinnan ratkaisu toteutettiin Gummerukselle ...

Kirjoittaja: Tommi Rainio